Policy プライバシーポリシー

個人情報保護方針

Palabra株式会社(以下「当社」という)は、業務において直接収集した、あるいは顧客より預託された個⼈情報を利⽤するにあたり、社会的責任と専⾨家としての使命を認識し、個⼈情報の保護に関する法規制・ガイドラインを遵守し、事業活動を行うために、以下の⽅針を制定・実践します。

  1. 当社役職員、その他関係者に個人情報の重要性を周知徹底させ、継続的に教育・監督・見直しを実施します。
  2. 情報入手に当たっては、個人情報の本人から同意を得ることを原則とします。
  3. 個人情報を不正な方法により入手しません。
  4. 当社は、業務遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は収集目的の範囲内で、担当者のみが、業務上必要な範囲においてのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
  5. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等の防止及び是正・予防に努めます。
  6. 当社は、ご依頼者からの個人情報に関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
  7. 当社は、個人情報をご依頼者に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はご依頼者からご提供いただいた個人情報を、ご依頼者の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
  8. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
  9. 当社は『個人情報保護マネジメントシステム(以下、当社規程)』を構築し着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
  10. ご依頼者またはご相談者等以外への相談・依頼等の内容については口外しません。
  11. ご相談者・ご依頼者等への連絡は、原則として指定された連絡先以外には致しません。
  12. ご相談・ご依頼等により受け取った帳票・記録の保管管理ならびに廃棄処分については、責任をもって行います。

制定日:2022年2月1日
改定日:2023年12月26日

Palabra株式会社
〒164-0814 東京都新宿区⻄新宿⼆丁⽬4番1号
代表取締役 ⼭上 庄⼦

個人情報の取り扱いについて

当社は、お客様・お取引先様・株主の皆様・従業員の方々の個人情報について、「個人情報保護方針」に従い適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努めます。
具体的には、以下の内容に従って個人情報の取り扱いを行います。

事業者情報

Palabra株式会社
〒164-0814
東京都新宿区西新宿二丁目4番1号 代表取締役 山上 庄子

個人情報の利用目的

当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第21条第1項及びJIS Q 15001:2017に基づき公表します。
なお、予め明示・公表した利用目的の範囲を超えて、ご依頼者等の個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご依頼者等にその旨をご連絡し、ご依頼者等の同意をいただいた上で利用します。

A. 当社のお客様および取引先様の個人情報

個人情報の提供者個人情報の利用目的と範囲
お取引先のお客様・商談、打ち合わせの実施および連絡など
・お取引先ご担当者への情報提供および連絡など
・お取引先から委託された業務の遂行(通信販売 業務その他当社のサービスの遂行に関するもの を含む。)
・アフターサービスおよび管理
・当社の関連サービスおよびサービスに関する ご案内
・サービスの提供およびサービスに関するサポート
・セミナー、展示会、イベントのご案内送付
・サービスの企画、研究、開発 ・調査、アンケート
・各種お問い合わせ、ご相談対応
受託開発、保守業務、制作業務における 委託元のお客様・委託業務の遂行
・情報提供および連絡など
・当社サービスのご案内など
・アフターサービス及び管理
鑑賞サポート・モニター等の当社業務に お問い合わせ・お申込みいただいたお客様・チケットなどの商品
・サービスの販売・提供
・資料送付、取扱商品およびサービスに関する 情報および有用な情報等の提供
・サービスの改善等に関するアンケートの実施
・各種マーケティング調査、統計、分析
・応募者への各種連絡のため
・応募者の選考状況の管理のため
・応募者の選考結果の管理のため
・サービス利用者への各種連絡のため
・サービス利用の状況管理のため
・その他お客様からの問い合わせ対応

B. 求人募集応募者の皆様の個人情報

個人情報の提供者個人情報の利用目的と範囲
求人募集に応募された皆様・応募者への各種連絡
・応募者の選考状況の管理
・応募者の選考結果の管理
・内定者への各種連絡
・内定者の状況管理
・採用決定後の雇用管理

C. 当社役員、従業員の個人情報

個人情報の提供者個人情報の利用目的と範囲
当社役員、従業員およびその家族・人事・労務管理
・勤務管理
・福利厚生の提供
・安全衛生管理
・業務管理等
・顧客・取引先への対応等
・官公庁・業界団体等への対応
・苦情・紛争等に関する対応
・連絡・安否確認等

個人情報の第三者提供について

当社では、以下のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  5. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
  6. 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

個人情報の外部委託について

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。
その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、必要かつ適切な監督をいたします。

個人データのPHDグループ各社間における共同利用について

1) 共同利用について
当社が取得した個人データは、当社が所属するポールトゥウィンホールディングス(PHD)グループ各社で共同利用いたします。

2) 共同利用する個人データの項目
氏名、会社名、所属部署、役職、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、発注履歴など

3) 共同して利用する者の範囲
共同して利用する者の事業者名は、ポールトゥウィンホールディングス株式会社のコーポレートサイトをご参照ください。 https://www.phd.inc/

4) 利用目的
上記利用目的(1)「当社のお客様および取引先様の個人情報」の利用目的の範囲内で共同利用いたします。

5) 個人データの管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者等
共同利用する個人データについては当社が責任を負います。当社の住所及び代表者は上記のとおりです。共同利用についてのお問い合わせは、下記にお願いいたします。

Palabra株式会社 個人情報保護担当
Eメールアドレス:privacy@palabra-i.co.jp

外国にある第三者への提供について

当社は、個人情報を外国にある第三者に提供する場合、法令により例外として扱うことが認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得るものといたします。
あらかじめご本人の同意を得る場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供するとともに、同意に基づき外国にある第三者(個人情報保護法第28条第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に個人情報を提供した場合には、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講じ、ご本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を提供します。

匿名加工情報について

1) 匿名加工情報の作成
当社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。
① 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
② 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の⽅法に関する情報の漏えいを防⽌するために安全管理措置を講じること
③ 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
④ 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

2) 匿名加工情報の提供
当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の⽅法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明⽰します。

3) 安全管理、苦情処理
匿名加工情報を作成したときは、匿名加工情報の適正な取り扱いを確保するために、安全管理、苦情処理などの措置を自主的に講じて、その内容を公表するよう努めます。

仮名加工情報について

  1. 当社は、仮名加工情報を作成するときは、法が定める基準に従い、個人情報を加工するものとします。
  2. 当社は、仮名加工情報を作成したとき又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等を取得した時は、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じます。
  3. 当社は、法令に基づく場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲を超えて仮名加工情報を取り扱わないものとします。当社が保有する個人情報を基に仮名加工情報を作成したときは、本プライバシーポリシーに掲げる個人情報の利用目的を仮名加工情報の利用目的として引き継ぐものとします。委託、事業継承、又は共同利用により仮名加工情報を取得したときは、速やかにその利用目的を公表します。また、利用目的を変更したときは、変更後の利用目的を公表するものとします。
  4. 当社は、本人の事前の同意を得た場合及び法令に基づく場合のほか、仮名加工情報(個人情報に該当するものを除きます。)を第三者に提供いたしません。
  5. 当社は、仮名加工情報を取り扱うにあたっては、仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、仮名加工情報を他の情報と照合しません。
  6. 当社は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めます。
  7. 当社は、仮名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、仮名加工情報の作成その他の取り扱いに関する苦情の処理その他の仮名加工情報の適正な取り扱いを確保するために必要な措置を講じます。
  8. 当社は、本人への連絡等を行う目的で仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用しないものとします。

安全管理措置について

当社は、お客さまの個人情報(当社が取得しようとしている個人情報であって個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む)を取り扱う管理責任者を置き、関連法令に従い、適切に社内管理をします。また、個人情報に関して想定し得るリスクに対して、以下のとおり、適切な安全管理措置を講じます。

1)  基本方針の策定
・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情相談窓口」等についての基本方針を策定

2)  個人データの取扱いに係る規律の整備
・個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備

3)  組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する委員会の設置及び責任の明確化
・個人情報の取扱いに関する社内規程等の整備及び遵守状況の点検

4)  人的安全管理措置
・全従業員との機密保持契約の締結及び身元保証人の確保
・個人情報保護、情報セキュリティに関する教育・研修の実施

5)  物理的安全管理措置
・カードキー、ナンバーキー等による入退室管理
・機密保持エリアへの情報機器等持ち込み・持ち出し制限

6)  技術的安全管理措置
・ファイアウォール設置等による不正アクセス対策
・ウィルス対策(定義ファイルの⾃動更新)
・アクセス者の最少化とアクセス制御の実施

7)  外的環境の把握
・保有するお客様の個人データの一部を、アメリカ合衆国所在のクラウドサービスにおいて保管し、同国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施

個人情報(保有個人データ)の開示等

当社は、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等もしくは利用停止等または第三者提供記録の開示について、次の事項をご対応させていただいておりますので、ご請求がございましたら当社、苦情相談窓口までお問合せ下さい。

1)  利用目的の通知の請求
2)  開示の請求
3)  内容の訂正の請求
4)  追加又は削除の請求
5)  利用の停止の請求
6)  削除及び第三者への提供の停止の請求

(本人確認のための書類)
本人又は代理人であること、運転免許証、被保険者証、生年月日、住所、電話番号などにより照合し確認する。なお、開示等を請求等ができる代理人は、以下の通りとする。

・未成年者又は成年被後見人の法廷代理人
・開示等の請求等をすることにつき、本人が委任した代理人

(開示等の求めの手数料及びその徴収方法)
本人からの開示等の請求等に応じる場合に以下の手数料を徴収します。

・手数料: 500円(税込)
・徴収方法:郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。

なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

当社ウェブサイトについて

お客様が当社のウェブサイトを訪れた際、ページを参照しただけではお客様の個人情報が収集されることはありません。当社では、当社ウェブサイトのどのページが人気かの統計分析を行うことがありますが、その分析のための情報に個人情報が含まれることはありません。
当社ウェブサイトにおいて、お問い合わせなどを行う際に、お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報を提供していただく場合があります。その場合、上記「個人情報保護方針」に従い、お客様にご通知した範囲内で利用するとともに、セキュリティが確保された安全な環境で取り扱います。
なお、当社のウェブページには他のウェブサイト(事業者または個人)へのリンクがありますが、これらのウェブサイトにおけるお客様の個人情報等の保護ついて、当社は責任を負うものではありません。リンク先へアクセスする場合にはご注意ください。

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個人情報に関するお問合せ

ご依頼者ご自身の個人情報について、また個人情報保護方針全般に関するお問い合わせなどがございましたら、当社、苦情相談窓口までお問合せ下さい。

【苦情相談窓口】

Palabra株式会社
個人情報保護管理者:山上 庄子
住所:〒164-0011 東京都中野区中央2-9-1 サン・ロータスビル401
電話:03-5937-2231
FAX:03-5937-2233
URL:https://palabra-i.co.jp/
Mail:privacy@palabra-i.co.jp

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